Fiscale attentiepunten ondernemer: zakelijke kosten

Gepubliceerd op: 27 november 2017

In deze serie zal er stilgestaan worden bij enkele zaken die vanuit fiscaal perspectief van belang zijn voor ZZP-ers. In deze aflevering staan we stil bij de aftrekbaarheid van zakelijke kosten.

Zakelijke kosten

Als ondernemer is het vanzelfsprekend dat er van tijd tot tijd kosten gemaakt moeten worden om de onderneming draaiende te houden. Daarnaast zal u als ondernemer natuurlijk ook te maken krijgen met kosten die geen zakelijk verband hebben. Gezien de mogelijke aftrek van zakelijke kosten, is het van belang om een duidelijk onderscheid te maken tussen zakelijke en onzakelijke kosten.

Men spreekt van zakelijke kosten als de kosten nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten in relatie staan tot de onderneming. Enkele voorbeelden van zakelijke kosten zijn:
• Zakelijke reiskosten voor het openbaar vervoer
• Vakliteratuur
• Werkkleding (onder voorwaarden)
• Huur van een bedrijfsruimte

Aftrekbare zakelijke kosten

Als ondernemer zijn in beginsel alle zakelijke kosten aftrekbaar van uw opbrengsten. Om die reden is het verschil tussen zakelijke en onzakelijke kosten dan ook van belang. Indien u als ondernemer van mening bent dat bepaalde kosten zakelijk zijn, dat heeft de Belastingdienst niet het recht om de noodzakelijkheid voor de onderneming dan wel de relatie tot de onderneming te betwisten. Het motief waarmee u als ondernemer de kosten maakt is dus van groot belang.

In beginsel kan de Belastingdienst ook niet de hoogte van de door u gemaakte kosten betwisten. Echter, in het geval dat de uitgaven zo hoog zijn dan er een wanverhouding bestaat tussen de uitgaven en de belangen van de onderneming, kan toch door de Belastingdienst bepaald worden dat de zakelijke kosten niet aftrekbaar zijn. Hierbij kunt bijvoorbeeld denken aan het onnodig gebruik maken van dure reizen met het vliegtuig.

Beperkt aftrekbare kosten

Om te voorkomen dat ondernemers zakelijke kosten tegen een te hoog bedrag aftrekken, zijn er in de wet enkele kosten genoemd die slechts beperkt aftrekbaar zijn.

Een voorbeeld van beperkt aftrekbare kosten zijn zijn kosten die verband houden met voedsel en drank.

In de wet worden er voor enkele specifieke gevallen ook nog kosten genoemd die helemaal van aftrek uitgesloten zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om kosten die verband houden met geldboeten, misdrijven of wapens.

Spreiden

Afhankelijk van het karakter van de kosten, mogen kosten in één jaar afgetrokken worden of moet u als ondernemer de aftrek van kosten spreiden.

Om kosten in één jaar in aftrek te mogen brengen, is het van belang dat de kosten betrekking hebben op het desbetreffende jaar. Hierbij kan gedacht worden aan lonen van werknemers en de jaarlijkse huurkosten.

Indien u investeert in bedrijfsmiddelen, dan mag u behoudens uitzonderingen nooit kosten in één keer aftrekken. Dit noemt men ook wel afschrijven. Bedrijfsmiddelen waarover vaak wordt afgeschreven zijn gebouwen en machines. Kosten die u maakt en die betrekking hebben op niet één maar meerdere jaren mogen ook niet ineens afgetrokken worden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan huur dat enkele jaren vooruit is betaald.

Meer informatie

Wilt u als ondernemer meer informatie over de aftrekbaarheid van zakelijke kosten of bent u benieuwd of de door uw gemaakt kosten als zakelijk kwalificeren, neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Onderwerp: Nieuws